Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen pada Perusahaan
1Dwi Swasono Rachmad , Dwita Melatiana ,
2Dzul Azhar Izkandar , Muhyadi , Ria Tri Cahyanti
3Riyan Pratomo Kurnianto
ABSTRAK
SIM adalah Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Konsep system ini sangat bagus untuk mengidentifikasi kejadian dalam manajemen, serta membatasi masalah pada setiap katagori. Konsep ini pun mempermudah langkah kerja dalam suatu perusahaan dan organisasi agar semua berjalan dengan baik.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Dalam konsep system dan informasi pada organisasi dan manajemen perusahaan. Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam bayangan mungkin berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM serta konsep system dan system informasi pada organisasi dan manajemen juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan ini. Sebenarnya apakah yang dimaksud dengan SIM serta konsep system dan system informasi pada organisasi dan manajemen perusahaan itu?
SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan computer.
Definisi dan Pengertian Sistem Menurut Raymond McLeod, Jr. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Menurut Gordon B. Davis Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu mencapai tujuan bersama
Berbagai perusahaan dan organisasi kini memerlukan SIM serta konsepnya. Dengan pengelolaan ini yang tepat, tentunya perusahaan dan organisasi berikut akan berkembang. Namun meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM dan konsepnya pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.
B. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis membuat karya tulis ini adalah untuk mengetahui seperti apakah SIM serta konsepnya itu sebenarnya dan faktor-faktor apakah saja yang dapat menjadi penyebab gagalnya pengembangan SIM di organisasi & perusahaan
C. Identifikasi Masalah
1) Seperti apakah konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen?
2) Bagaimanakah tingkat evolusi dari Sistem Informasi Manajemen?
3) Mengapa banyak organisasi/perusahaan yang gagal mengembangkan sistem informasinya?
4) Bagaimanakah perkembangan Sistem Informasi Manajemen di Indonesia saat ini?
D. Pembatasan Masalah
Karena pembahasan dari konsep Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini, yaitu:
1) Konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen.
2) Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi/perusahaan mengelola Sistem Informasi Manajemennya sendiri
E. Rumusan Masalah
1) Definisi serta konsep dari Sistem Informasi Manajemen.
2) Faktor-faktor penyebab gagalnya perusahaan/organisasi mengembangkan Sistem Informasi Manajemennya sendiri.
METODELOGI PENELITIAN
A. Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada tanggal 17 Febuari 2010.
B. Metode Penelitian
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu menjabarkan permasalahan yang berkenaan dengan penelitian.
C. Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah melakukan studi kepustakaan.
D. Studi Kepustakaan
Penulis menggunakan studi kepustakaan yaitu dengan cara membaca buku, serta mencari sumber-sumber di internet yang berkaitan dengan permasalahan.
1. A. Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah:
• Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
• Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:
1. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
2. Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
3. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
4. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Untuk lebih memahami definisi dari SIM, perhatkan model definisi SIM dibawah ini:
Pemroses informasi berada pada sebelah kiri. Ia mencakup komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang walaupun tidak nampak pada model tersebut adalah staf spesialis infomasi.
Pemroses informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua area fungsi.
Sisi sebelah kanan dari model menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam pemecahan masalah. Tanda panah besar yang menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan masalah menunjukkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM. Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan kepada keputusan tertentu, dan ia diperuntukkan bagi manajer untuk menentukan bagaimana informasi tersebut akan digunakan.
Kegiatan dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM, yaitu:
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Berikut ini merupakan karakteristik dari SIM :
1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi.
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output.
4. Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.
Kemampuan sebuah Sistem Informasi Manajemen, meliputi :
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS). Berikut ini merupakan bagan yang menjelaskan SIM sebagai sub unit suatu sistem
Bagan diatas menunjukkan SIM sebagai subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Struktur Organisasi dan Teori Manajemen
• Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.
• Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.
•Kata Manajemen pada tahun 1914 berasal dari teoritikus manajemen Prancis , Henri Royal kuno ménagement, yang memilikiarti seni melaksanakan dan mengatur. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan oranglain untuk mencapai tujuan organisasi
Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian adalah menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi manusia.
B. Faktor-faktor serta Indikator yang Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini,
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
• Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang
lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
• Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data
semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru
menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang
lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan
informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau
efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan
rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan
dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Tahapan – tahapan pemecahan masalah
Herbert A. Simon , ilmuwan manajemen pemenang hadiah Nobel , mendapat pengaakuan karena mendefinisikan sempat tahapan dasar pemecahan masalah yang telah diakui secara Universal . Menurut Simon , pemecah masalah dapat terlibat dalam :
• Aktivitas intelijen , Mencari kondisi yang membutuhkan solusi di dalam lingkungan
• Aktivitas perencanaan , Menemukan , mengembangkan , dan menganalisis kemungkinan – kemungkinan tindakan.
• Aktivitas pemilihan . Memilih satu dari tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia
• Aktivitas peninjauan , Menilai pilihan – pilihan masa lalu.
Untuk melakukan masing masing aktivitas , pemeca masalah memiliki informasi . mengilustrasikan dukungan ini. Sistem informasi yang dikembangkan oleh pengguna maupun spesialis informasi , akan memberikan informasi.
KESMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
2. SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
3. Banyak perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya perbaikan pada sistem lama.
4. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti keluhan pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dll.
B. Saran
Melihat dari berbagai faktor penyebab gagalnya SIM di perusahaan, penulis menyarankan bahwa untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan SIM di perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut, guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah yang paling mempengaruhi perkembangan SIM di perusahaan dan kemudian dicari solusi yangpaling tepat. Untuk menanganinya.
Daftar Pustaka
E.S, Margianti dan D. Suryadi H.S. Seri Diktat Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Gunadarma.
Raymond McLeod. Jr dan George P. Shell , Edisi 10 Sistem Informasi Manajemen , Jakarta : Salemba Empat
lily.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8353/pertemuan5_6.pdf oktadymalik.multiply.com/journal/item/43
library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-mutia.pdf
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen
